3.1. SECRETARÍA GENERAL

 

a. Misión.- Proporcionar soporte técnico y administrativo al Concejo Municipal, Alcalde y sus comisiones, así como certificar los actos decisorios y normativos; administrar, custodiar y salvaguardar la documentación interna y externa, con contenido histórico, patrimonial del archivo institucional. Responsable: Secretario/a General

b. Atribuciones y Responsabilidades:

1. Certificar y notificar actos decisorios del Concejo Municipal y de la o él Alcalde e interesados y disponer su publicación;

2. Realizar las convocatorias a los miembros del Concejo Municipal de Lago Agrio a sesiones ordinarias, extraordinarias y conmemorativas, dispuestas por la Alcaldía;

3. Elaborar, suscribir y legalizar actas de sesiones del Concejo Municipal y de las diferentes comisiones;

4. Elaborar, suscribir y notificar las Resoluciones Administrativas y del Concejo Municipal;

5. Proporcionar la documentación oficial a las diferentes Direcciones de la municipalidad;

6. Formula y da trámite a las ordenanzas municipales hasta su promulgación;

7. Preparar y presentar oportunamente para su aprobación el Plan Operativo Anual del área, y, coordinar su elaboración y su ejecución;

8. Dirigir la elaboración del Plan Anual de Compras del área;

9. Registrar sistemáticamente actos decisorios del Concejo Municipal y del Alcalde o Alcaldesa;

10. Despachar y efectuar seguimiento de la correspondencia institucional;

11. Velar por la seguridad, preservación y conservación de la documentación importante y de contenido histórico-patrimonial del archivo de la Secretaría General del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Lago Agrio;

12. Cumplir y hacer cumplir las leyes, ordenanzas y resoluciones inherentes al área y otras actividades dispuestas por el Alcalde o Alcaldesa.

13. Las demás que señale la Codificación del Código Orgánico de organización Territorial y Autonomía. Descentralizada.

c. Productos y Servicios:

1. Informe de ejecución y cumplimiento de los Planes: Operativo Anual del área;

2. Plan Anual de Compras del área;

3. Registro sistematizado de documentos;

4. Libro de Actas de Sesión de Concejo;

5. Protocolo de actas;

6. Registro de resoluciones;

7. Registro de notificaciones;

8. Registro de Convocatórias;

9. Informe anual de labores.

3.1.1. Documentación y Archivo Central

a. Misión.- Procesar, sistematizar, distribuir, archivar y custodiar la correspondencia y documentación institucional.

b. Productos y Servicios:

1. Plan Operativo Anual del área;

2. Plan Anual de Compras del área;

3. Plan de mantenimiento, cuidado y preservación de documentos patrimoniales;

4. Informe de ejecución y cumplimiento de los Planes: Operativo Anual del área;

5. Registro digital clasificado de correspondencia recibida y enviada;

6. Registro digital clasificado de la documentación del archivo pasivo;

7. Archivo físico de documentación institucional;

8. Registro de documentación dada de baja; 9. Informe anual de labores.

3.1.1.1. Sugerencias y Reclamos de Usuarios

a. Misión.- Receptar los reclamos ciudadanos relacionados con los servicios institucionales.

b. Productos y Servicios:

1. Plan Operativo Anual del área;

2. Archivo de denuncias calificadas;

3. Informe de soluciones de reclamos;

4. Informe de intercambio de información con otra entidades;

5. Informe de coordinación de programación y procesos de comunicación;

6. Informe de representación por delegación ante organismos;

7. Informe de organización y conformación de comisiones de trabajo;

8. Informe de mediación de conflictos;

9. Informe anual de labores

3.1.1.2. Recepción de Documentos y Correspondencia

a. Misión.- Procesar, sistematizar y distribuir la correspondencia y documentación institucional.

b. Productos y Servicios:

1. Plan Operativo Anual del área;

2. Plan Anual de Compras del área;

3. Registro sistematizado de documentos;

4. Inventario de Ordenanzas Municipales;

5. Libro de Actas de Sesión de Concejo;

6. Protocolo de actas;

7. Registro de resoluciones;

8. Registro de notificaciones;

9. Registro de Convocatorias;

10. Informe de cumplimiento de Plan Operativo Anual del área;

11. Informe anual de labores.

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